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Organizar reuniões de equipe é uma tarefa difícil, especialmente quando o organizador descobre que não há um bom momento em que todos possam se reunir. O problema, no entanto, pode ser minimizado até certo ponto via
Outlook’s
recurso recém-lançado chamado
Propor novo tempo
. Os usuários que executam versões Desktop do Microsoft Outlook podem estar familiarizados com este recurso. É um recurso que permite que os participantes verifiquem quando todos, inclusive eles mesmos, estão livres para que uma reunião possa ser organizada facilmente e sem muito incômodo pelo organizador.
Tudo o que os participantes têm a fazer é recusar educadamente o tempo proposto para a reunião e sugerir outro tempo adequado para o organizador da reunião considerar. O organizador pode então aceitar a melhor proposta de novo horário e rapidamente remarcar a reunião.
Tabela de Conteúdos
Como o recurso Propor novo tempo funciona no Outlook
Atualizado: outubro 2024.
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Primeiro, um organizador de reuniões envia um pedido a todos os participantes. Ao receber a solicitação de reunião, os participantes podem encontrar várias opções (Tentativa, Recusar e Propor Novo Tempo) listadas ao lado do habitual botão ‘Aceitar’ na seção ‘Enviar’.
Se houver um conflito sobre o tempo proposto para a reunião. Um participante pode simplesmente clicar no botão Propor Nova Hora no convite ou no próprio evento do calendário.
Quando terminar, ele encontra 3 escolhas exibidas:
- Aceitar e propor novo tempo
- Tentativa e propor novo tempo
- Declinar e propor novo tempo.
Depois de selecionar uma das três opções Propor nova hora, uma visão simplificada do assistente de agendamento é aberta.
Lá você pode preencher os detalhes apropriados e clicar no botão ‘OK’. A ação mostra instantaneamente uma nova mensagem de e-mail, automaticamente endereçada ao organizador, com a nova proposta de tempo. Você também tem as opções para adicionar destinatários, além do organizador.
Quando um organizador de uma reunião recebe um e-mail de um participante que está propondo um novo horário, uma notificação aparece no convite indicando que um novo horário foi proposto para o convite enviado anteriormente.
Se o organizador estiver receptivo às mudanças sugeridas, ele edita o evento. O assistente de agendamento lá permite que ele visualize a hora atual da reunião junto com todas as novas propostas de horários que receber de todos os participantes.
Isso simplifica para ele a tarefa de encontrar, comparar opções e selecionar a que funciona melhor para todos.
Uma vez selecionado um novo horário para a reunião, um organizador pode enviar um convite atualizado para todos os participantes.
Fonte: Arkansas.
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Vinicius se autodenomina um usuário apaixonado de Windows que adora resolver erros do Windows em particular e escrever sobre sistemas Microsoft em geral.