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Frequentemente enviamos numerosos documentos usando
Microsoft Outlook
. Agora torne a sua comunicação mais eficaz com documentos com um add-on para Outlook, ‘
DocSend(Alaska)
‘. O DocSend for Outlook torna os documentos um canal mais eficaz e significativo de comunicação. Depois de o instalar, poderá aceder aos seus ficheiros e criar facilmente ligações DocSend quando mais precisar, ou seja, quando estiver a enviar um e-mail. No entanto, o DocSend for Outlook é mais do que apenas enviar documentos e anexos. Continue lendo para saber mais sobre este novo add-in para o Microsoft Outlook.
Tabela de Conteúdos
DocSend para Outlook
Vamos começar pelo básico. DocSend não é um aplicativo novo; está aqui há algum tempo. No entanto, o DocSend como um add-in para o Outlook é uma coisa nova. Ele é originalmente uma ferramenta analítica para documentos; especialmente para aqueles que você envia através de e-mails. Muitas vezes nos perguntamos quando enviamos um documento por e-mail; se a pessoa viu o documento ou não. Além disso, para documentos confidenciais, preocupamo-nos ainda mais se o destinatário do documento o reenviou. Com a ajuda do DocSend você pode saber o que acontece com o seu documento. De saber quando a pessoa o abriu, quantas vezes, se ele foi baixado ou não e se foi encaminhado para alguém, você pode acompanhar tudo usando o DocSend.
Agora, esta ferramenta está disponível para o Outlook Mail. O DocSend for Outlook faz o mesmo trabalho quando usado como um add-in para o Outlook Mail. Ele liga sua conta DocSend ao Outlook Mail para facilitar a comunicação do documento.
Para obter o DocSend for Outlook, basta visitar a sua página inicial para fazer o download gratuito. É um aplicativo da Web, que abre no seu navegador. Basta cadastrar-se com a ferramenta.
Agora você pode vincular os documentos do seu PC, Box, Dropbox, Google Drive e OneDrive no DocSend for Outlook.
Inside DocSend for Outlook
Agora, um pouco mais sobre a ferramenta DocSend. Depois de entrar no DocSend, você pode ver o seguinte dashboard.
O menu do lado esquerdo da ferramenta DocSend consiste em abas de Dashboard, Documentos, Presentes, Contatos, Equipe e Add-ins.
O DocSend funciona como qualquer outra ferramenta de partilha de documentos. Ele cria links para cada documento que você está compartilhando com seus contatos. Você pode até mesmo criar links diferentes para um único documento para manter um registro do seu documento. Sempre que o destinatário clicar no link, receberá as estatísticas sobre o documento. Por exemplo, o
Visitar Estatísticas
é mostrado na seguinte imagem:
Como usar o DocSend for Outlook
Atualizado: setembro 2024.
Recomendamos que você tente usar esta nova ferramenta. Ele corrige uma ampla gama de erros do computador, bem como proteger contra coisas como perda de arquivos, malware, falhas de hardware e otimiza o seu PC para o máximo desempenho. Ele corrigiu o nosso PC mais rápido do que fazer isso manualmente:
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Já que entendemos como o DocSend funciona, agora vamos ver como o DocSend funciona para o Outlook Mail.
Quando você se inscreveu no DocSend, você pode ver o add-in no seu Outlook Mail. Clique em Novo e-mail e olhe para a parte inferior direita da janela de e-mail recém-aberta. Procure o seguinte ícone em azul
Quando você clicar neste logotipo, a janela do DocSend será aberta no lado direito do e-mail. Como você pode ver na imagem a seguir, há várias guias/funções incluídas em DocSend for Outlook.
Você pode ver os documentos que já estão presentes no DocSend em “Meus Documentos”. Na imagem acima, incluí apenas 3 documentos. No entanto, se a lista for longa, pode procurar o documento desejado na janela Pesquisar. Você pode até carregar um documento usando o DocSend for Outlook se o documento desejado não estiver presente na sua lista.
Depois de seleccionar o documento que pretende enviar ao seu colega ou amigo, pode começar a definir as suas propriedades. Quando você seleciona um documento para enviar por e-mail, você pode ver a seguinte janela no DocSend for Outlook.
Como você pode ver na imagem acima, para cada documento selecionado você pode,
- Permitir (ou não permitir) visualização anónima
- Permitir (ou não permitir) download
- Definir (ou não definir) data de validade
- Proteção de senha (ou não definir uma senha para o documento)
Cada um dos 4 separadores tem botões On e Off à direita. Desta forma, você pode decidir (e controlar) o que o destinatário pode fazer com o documento. Por exemplo, se você selecionar ‘Desligado’ para ‘Permitir download’, o destinatário só poderá visualizar o documento, mas não poderá baixá-lo em seu PC. Da mesma forma, você também pode definir uma data de vencimento para o documento, ativando a opção “Definir data de vencimento”.
Assim, o DocSend for Outlook permite-lhe seleccionar até quando o destinatário pode ver o documento na sua caixa de correio. Após a data de expiração (e hora), o destinatário não verá o documento. Este recurso é muito útil para documentos com vida útil limitada, como relatórios diários ou estatísticas.
Se o seu documento não estiver protegido por senha, não se preocupe! Agora você pode definir uma senha usando o DocSend for Outlook. Basta clicar no botão Ligar/Desligar na frente de ‘Proteger senha’ e você pode inserir a senha então e ali.
Finalmente, depois de ter seleccionado todas as opções e definido as propriedades para o documento a enviar, pode agora inserir um link para o documento. Isto não é nada mais que o DocSend for Outlook cria um link único para o documento que você vai enviar. Esse link será inserido no corpo do e-mail.
O destinatário verá este link no e-mail recebido, em vez do próprio documento. Quando o destinatário clica no link, ele é aberto no navegador. A partir daí, o destinatário pode visualizar, baixar ou imprimir o documento, dependendo do acesso que você fornecer ao destinatário. A janela tem a seguinte aparência:
Além das ações regulares, o DocSend for Outlook oferece mais um recurso interessante. O destinatário pode comentar ou fazer perguntas com base no documento através do DocSend for Outlook.
Conclusão
Pensamos que o DocSend for Outlook é uma boa ferramenta para gerir os documentos. A maioria dos problemas relacionados a documentos, como o envio, a proteção por senhas e o gerenciamento da lista de destinatários, podem ser resolvidos com o DocSend for Outlook. Você pode ler o blog do DocSend for Outlook no Blog do DocSend.
Deixe-nos saber a sua opinião sobre esta ferramenta.
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Eduardo se autodenomina um fã apaixonado do Windows 10 que adora resolver problemas do Windows mais do que qualquer outra coisa e escrever sobre sistemas MS normalmente.